En la reciente Sentencia T-007 de 2022, la Corte Constitucional explicó el alcance que tiene el derecho de petición frente al deber de conservación de archivos y reconstrucción de documentos.
De acuerdo con la Corte no solo las autoridades públicas tienen el deber de administrar, proteger, guardar y custodiar adecuadamente sus archivos, sino también los particulares tienen obligaciones similares cuando tengan a su cargo archivos o bases de datos que contengan información personal, como es el caso de la información laboral.
Por ejemplo, si determinada información resulta decisiva para un trabajador, porque le permite acceder a derechos y prestaciones, el empleador que administra o custodia el archivo o base de datos adquiere la calidad de garante de dicha información.
Lo anterior significa que, el garante tiene la obligación de certificar la existencia de los datos, entregar copia de los mismos, y en caso de deterioro o pérdida de la información (incluso por causas ajenas a la misma entidad), adelantar las gestiones necesarias para su reconstrucción.
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